Olika sätt att komma till formuläret

1. Om mottagaren tilldelats ett formulär

Om mottagaren har blivit tilldelad ett formulär skickas ett email ut till mottagaren. I emailet står det att mottagaren har blivit ombedd att fylla i ett formulär, och nedanför finns det en knapp som mottagaren klickar på.

Open

När mottagaren sedan klickar på knappen “Take me to the form” ombeds hen att fylla i sitt för- och efternamn, och kommer sedan direkt till formuläret.

2. Om mottagaren använder en öppen länk

Om ni har valt att dela ut en länk till formulärifyllarna istället för att skicka ut ett formulär till var och en, kommer mottagaren att mötas av den här sidan. Här måste mottagaren först fylla i sin e-postadress.

Open

Därefter ombeds formulärifyllaren att fylla i sitt för och efternamn, och PIN-koden som kommer behöva användas nästa gång visas på skärmen. Nu är kontot skapat, och mottagaren kan börja fylla i formuläret.

När kontot skapats kommer ett nytt mail skickas ut, som innehåller PIN-kod samt även länken till sidan där mottagaren kan se alla sina formulär, både tidigare och nya. Nästa gång mottagaren klickar på den öppna länken och anger sin e-postadress kommer hen att bli ombedd att ange sin PIN-kod.

Open eller Primary object formulär

Väl inne i formuläret är det dags att börja fylla i det. Beroende på om formuläret är öppet (open) eller styrt (primary object) så ser första steget olika ut.

Primary object: Om formuläret har “primary object” så är objektet (tex kursen) för formuläret redan förbestämt och kan inte ändras om inte tillstånd från formulärsägaren ges. Detta kan man få genom att klicka på “I want to fill out this form for a different object”.

Open: om formuläret är “open” har mottagaren möjlighet att fritt välja ett objekt (tex en kurs) som hen vill fylla i formuläret för. Detta förutsatt att objektet är:

1. Är satt som “Open for submission” i Scoped Assignment-vyn i formuläret

2. Inte redan är tilldelad till någon annan

Fylla i ett formulär

Vad som ska fyllas i i ett formulär beror såklart på vad formuläret innehåller, men hela formuläret kommer visas på samma sida, uppifrån och ned.

Obligatoriska element markeras med en röd asterisk, och systemet varnar och tillåter inte att man skickar in formuläret utan att samtliga obligatoriska objekt är ifyllda.

Spara, skicka in, och se formulärstatus

I den vänstraste vyn på sidan kan mottagaren:

• Få en överblick över formuläret

• Se vem man fyller i formuläret som (vem man är “inloggad som”)

• Spara, skicka in, samt se övriga formulär

Save draft

När man sparar formuläret som ett utkast kommer alla värden sparas, och nästa gång man kommer in på sidan kommer de vara förifyllda. Formulärsstatusen kommer också ändras från “Opened” till “Draft” i TE Preferences.

Submit form

När man klickar på Submit form kommer en popup-ruta komma upp där användaren får bekräfta att hen vill skicka in formuläret. Statusen kommer ändras till “Submitted” i TE Preferences, och inga ytterligare ändringar kan göras i formulärsvaret.

Decline this form

Om man vill avböja att fylla i ett formulär om man tex anser att man inte är rätt person att fylla i formuläret. Statusen kommer ändras till “Declined” i TE Preferences.

View all forms

View all forms-knappen tar användaren till en sida där hen kan se samtliga formulär som hen har blivit tilldelad.

Här kan man dels enkelt se alla öppna formulär - och fortsätta fylla i dem - samt alla inskickade formulär och titta på dem om man behöver se vad man skickade in på något ställe.