Recipients: Open och Scoped assignment

Till en början finns det två olika sätt att tilldela ett formulär till en användare; öppet (mottagaren väljer själv primärt objekt) eller styrt (administratören väljer vilket primärt objekt mottagaren skall fylla i för). Dessa två olika sätt hanteras under två olika vyer i recipients-fliken.

Vyer i Recipients-fliken

• Recipients: för att tilldela och hantera alla öppna formulär, samt för att se alla mottagare, dess status, och annan relevant information.

• Objects: för tilldelning av formulär som är styrt till ett specifikt objekt, t.ex. en specifik kurs.

Open

1. Open Assignment: “öppna formulär”

Väljer man Open assignment är formuläret inte knutet till något specifikt objekt. Har man däremot valt en objektstyp under formulärsinställningarna Select primary object kommer en användare med Open Assignment att själv kunna välja ett objekt.

Fördelarna med Open Assignment är att man inte behöver veta vilken person som ska lämna in ett formulär för vilket objekt (till exempel kurs), utan man kan låta användaren reda ut det själv.

Nackdelarna är å andra sidan att det blir svårare att hålla reda på vilka objekt för vilka schemaunderlag har samlats in, samt att formulär där ett specifikt “huvudobjekt” inte har blivit valt av användaren är svårare att använda för automatisk schemaläggning i TE Preferences i TE Core.

Lägg till mottagare av öppna formulär

Längst ut till höger kan du välja att lägga till mottagare av formuläret, det kan man göra på flera olika sätt.

Open

1. Sharing: genom att klicka på “Allow link sharing” får du automatiskt upp en länk som kan delas vidare till berörda personer.

2. Add single recipient: lägg till enskilda mailadresser och klicka på enter. Mottagare som har använts tidigare kommer dyka upp som automatiska förslag.

3. Add multiple recipients: lägg till fler mottagare genom att skriva in flera mailadresser efter varandra med ett mellanrum eller kommatecken emellan respektive mailadress. Alternativt ladda upp en lista med mailadresser från excel genom att klippa ut och klistra in.

4. Add recipient group: Du kan skapa grupper av mottagare för att förenkla processen.

Genom att skapa grupper av mottagare kan du tilldela ett eller flera objekt till en sådan grupp. Exempelvis skulle man kunna välja att alla kurser på Juridikum ska tilldelas en grupp av mottagare, där deltagarna i den gruppen själva får bestämma vem som ska fylla i för vilket formulär. För att lägga till en mottagargrupp, välj “gruppsymbolen” i den vänstra menyn och klicka på “Create new group”.

Recipients - vyn

Förutom att du kan tilldela formlär har du en överblick över samtliga mottagare som fått formuläret.

På den här fliken kan man:

1. Se vilken mottagare det är (email och namn).

2. Vilken assignment-type som använts (open eller scoped, vidare förklaring nedan).

3. Vilken status mottagaren har (Not saved, Sent, Opened, Draft, Submitted, Overdue).

4. Se vilken länk mottagaren har till sitt formulär.

5. Under action-kolumnen och beroende på status: ta bort mottagaren och påminna mottagaren.

2. Scoped Assignment “styrda formulär”

När man tilldelar formulär med scoped assignment utgår man från en lista med objekt, vilka i sin tur beror på vilken objektstyp man har valt i formulärsinställningarna. I exemplet nedan är objektet kursnamn.

Man kan sedan - för varje objekt - välja att:

• Exkludera objektet från formuläret (genom att klicka på actions och “exclude object”)

• Tilldela objektet till en mottagare, genom att markera raden med objektet (kursen i det här exemplet) och sedan lägga till mottagare i fältet längst till höger “Assign objects”.

  • På samma sätt som i Open Assignment kommer en auto complete-dropdown dyka upp med tidigare sparade mottagare

Fördelarna med Scoped Object är att man enkelt kan skapa sig en överblick över vilka objekt man vill ha in schemaunderlag för, och på så sätt enkelt kan hålla koll på hur statusen ser ut, och vilka personer man måste påminna.

Nackdelarna är att det kräver lite mer manuell handpåläggning att få iväg alla formulär för alla objekt, och att man kanske inte vet exakt vilka personer som är ansvariga för exakt vilket objekt, eller att det kan vara flera personer som skulle kunna lämna in för ett visst objekt.