Hur man skapar ett nytt formulär

Börja med att gå till översikten över samtliga formulär genom att klicka på formulärsikonen i vänstermenyn. Klicka därefter på knappen “+ Create new form” i högra hörnet:

Open

Ett formulärs beståndsdelar

Ett formulär består på en högsta nivå av tre olika delar:

• Grundläggande inställningar (Settings),

• Formulärbyggaren (Designer och Preview),

• Mottagare (Assigners - enbart tillgänglig efter att formuläret har sparats).

Settings

Här ställer man in grunddata kring formuläret. Många av inställningarna är obligatoriska, men systemet kommer varna om en inställning saknas eller har ett ogiltigt värde.

Open

• Form name (obligatorisk): namnet på formuläret.

• Form description: en längre beskrivning av formuläret.

• Form type: det finns tre olika typer av formulär beroende på vilket underlag som skall samlas in.

  • Regular: standardtypen av formulär, används om man vill samla in underlag för att skapa “vanliga” reservationer i TE Core.

  • Availability: används om man vill samla in underlag för att skapa tillgänglighetsbokningar i TE Core.

  • Unavailability: används om man vill samla in underlag för att skapa otillgänglighetsbokningar i TE Core.

• Due date (obligatorisk): sista dagen som mottagarna kan skicka in sina formulär. Styr också de eventuella påminnelsemail som går ut en vecka och en dag innan förfallodagen (due date).

• Allow late responses: huruvida man ska tillåta mottagarna att skicka in svar efter deadline.

• Send automatic reminders: huruvida systemet ska skicka ut automatiska påminnelser till mottagare som ännu ej fyllt i sina formulär. Skickas först ut en vecka innan förfallodagen och sedan en dag innan.

• Form period: perioden som formulärsvaret ska användas för att schemalägga. Bör matcha t.ex. en termin.

• Allow multiple submissions from same recipient: tillåt flera svar från samma mottagare.

• Select primary object: ange vilken “huvudobjektstypen” som ska schemaläggas är.
  Exempel 1: är formuläret till för kursplanering bör objektstypen vara det objekt som man planerar kurser på, t.ex. kurs, kurstillfälle eller modul.
  Exempel 2: är formuläret till för lärares tillgänglighet bör objektstypen vara det objekt som innehåller lärare.

Designer

Designern är det verktyg i vilket man skapar innehållet i formuläret. Alla formulär består av en kombination av sektioner och element, och en sektion kan (i teorin) ha ett oändligt antal element, och ett formulär ett oändligt antal sektioner.

Designern har ett drag-and-drop-gränsnitt där man drar sektioner och element från högerpanelen till “canvaset” i mitten.

För en översikt av de olika sektionstyperna (Containers), klicka här

För en översikt av de olika elementstyperna (Combo elements & Basic elements), klicka här

I Designern kan man - beroende på element och sektion - göra olika inställningar för hur de elementen ska bete sig när mottagaren fyller i sitt formulär. Med andra ord ser formuläret i Designern inte alls ut på samma sätt som det gör för mottagaren.

Preview

Vid formulärskapandet är det vanligt att växla mellan Designer och Preview flitigt. Medan Designern låter dig skapa och konfigurera formuläret, ger Preview dig en förhandsgranskning av den exakta upplevelsen mottagaren kommer få när hen fyller i formuläret.

Assigners

Under fliken Assigners kan man se vilka mottagare som formuläret har tilldelats. Läs mer om hur tilldelning fungerar här

Redigera ett existerande formulär

Som nämnt ovan kan man inte redigera Settings eller ändra innehållet i Designer om formuläret redan har tilldelats till mottagare, men det går fortfarande att lägga till, ta bort, och påminna mottagare.

Om du inte har tilldelat någon mottagare kan du redigera befintliga formulär genom att klicka på nedan symbol i menyn till vänster, den s.k. formulärsöversiktssidan.

Därefter letar man upp det formulär man vill redigera. Klicka sedan på knappen Action och välj “Edit form”.